Борлас › Проекты › Торговля › Ашан Россия › Совершенствование бизнес-процессов финансовых подразделений торговой сети

Совершенствование бизнес-процессов финансовых подразделений торговой сети

Совершенствование бизнес-процессов финансовых подразделений торговой сети Создание Системы казначейского управления денежными средствами

Тьерри Леконт, финансовый директор компании «Ашан Россия»:

Внедрённая на основе Oracle E-Business Suite система позволила нам усовершенствовать целый ряд бизнес-процессов финансовых подразделений. Мы добились большей оперативности при обработке, утверждении и оплате счетов, обеспечили прозрачность этих бизнес-процессов и их соответствие российскому законодательству, снизили риск ошибок, сделали процесс защищённым посредством шифрования платёжных данных. Безопасность, оперативность, точность, меньшие трудозатраты, надёжный контроль — вот ключевые из достигнутых нами эффектов.

Цели и задачи проекта:

Основной целью проекта было автоматизировать и обеспечить безопасность процессов обработки и оплаты счетов и счетов-фактур по общехозяйственным расходам, капитальным вложениям и инвестициям с учётом норм российского законодательства. Выбор в пользу коллектива «Борлас» в качестве организации-консультанта был обусловлен солидной экспертизой компании в сфере внедрения ИТ-решений, а также предыдущим положительным опытом сотрудничества в ходе внедрения Oracle E-Business Suite в торговой сети Auchan Ukraine.

Перед проектной группой были поставлены задачи:

Сократить объем административных работ, связанных с учётом и оплатой счетов (автоматизировать процесс);
Упростить процесс оплаты и сделать его более безопасным;
Обеспечить возможность печати ключевых отчётов и регистров по учету НДС в соответствии с требованиями российского законодательства;
Сократить длительность процесса закрытия месяца;
Повысить эффективность системы внутреннего контроля по обработке и оплате счетов.

Реализация проекта

На первом этапе проекта были определены будущие бизнес-процессы в рамках планируемого функционала системы и разработана архитектура решения: внедряемые приложения, настройки, дополнительные разработки. На втором этапе велись непосредственно работы по внедрению.

По оценкам руководства проекта со стороны КГ «Борлас», проект оказался сложным прежде всего с точки зрения организации взаимодействия участников. В нём объединили свои усилия две команды из штаб-квартиры Auchan Group во Франции (группы функциональных и технологических специалистов), две команды «Ашан Россия» (группа технологических специалистов и ключевые пользователи) и команда консультантов нашей компании.

В результате такого взаимодействия специалисты «Борлас» приобрели неоценимый опыт организации работ в условиях различных языков, культур и традиций, а также опыт совместной работы с авторитетными европейскими специалистами. При этом проект был реализован в рамках плановых срока и бюджета.

Результаты проекта

Созданная система действует на основе бизнес-приложений Oracle E-Business Suite «Кредиторы» и «Управление денежными средствами», а также их российской локализации и дополнительных расширений, разработанных специалистами КГ «Борлас» согласно пожеланиям «Ашан Россия».

В ходе проекта автоматизированы следующие процессы: учёт входящих счетов и счетов-фактур, процесс утверждения счетов для их оплаты, формирование электронных банковских платежей, обработка банковских выписок, учёт и отчётность по НДС, бухгалтерский учёт счетов, счетов-фактур и платежей.

Кроме того, создан защищённый при помощи алгоритма шифрования данных интерфейс платёжных документов, передаваемых из приложений Oracle в информационную систему банка-контрагента. Тем самым обеспечена безопасность финансовой информации.

Система реализована в рамках центральной бухгалтерии, пяти региональных бухгалтерий и Центра платежей «Ашан Россия» и охватывает в общей сложности 19 операционных подразделений.