BCS. Решение для управления договорной деятельностью предприятия

Borlas Contract System (BCS) — разработка Группы «Борлас», сочетающая возможности систем управления договорами и электронного документооборота. BCS позволяет автоматизировать сквозной договорной цикл компании с момента инициации договора до его завершения, обеспечить контроль сроков с настраиваемой системой уведомлений и интеграцию данных с внешними системами, сформировать необходимую отчетность.

Основные возможности:

• Ведение данных о документах, связанных с циклом подготовки и исполнения договоров:
  • Технические задания, торги, договоры, дополнительные соглашения, претензии, иски, дела о банкротстве и другие типы объектов;
  • Для каждого типа объекта в системе реализована собственная карточка с набором необходимых параметров.
• Генерация текстов документов на основании шаблонов:
  • Система позволяет автоматически формировать тексты договоров, а также любые сопровождающие договор документы на основании шаблонов;
  • Создание и корректировка документов может быть выполнена самостоятельно специалистами Заказчика.
• Хранение электронных версий контрактных документов:
  • В карточке каждого объекта хранится полная история всех редакций документов в электронном виде, а также файлы замечаний от рецензентов, полученные в процессе согласования.
• Электронное согласование объектов/рассылка уведомлений в системе и по электронной почте:
  • Согласования реализованы с помощью правил, настройка которых выполняется пользователем-администратором;
  • Необходимость участия того или иного рецензента в согласовании определяется параметрами согласуемого объекта;
  • Настройка согласования любой сложности (параллельные, последовательные, их комбинации);
  • Контроль сроков согласования рецензентами, а также сроки исправления замечаний инициаторами согласования;
  • Настройка любых необходимых проверок для соблюдения всех регламентированных положений компании (например, о сроках заключения договоров после завершения торгов и т. п.)
• Контроль исполнения договоров, включая:
  • Контроль соблюдения сроков договоров и своевременного подписания актов выполненных работ;
  • Контроль своевременности получения/выполнения платежей по договорам;
  • Контроль непревышения суммы договора;
  • Контроль соблюдения сроков договоров с Заказчиками при заключении договоров с Подрядчиками.
• Ведение претензионно-исковой работы:
  • Учет входящих и исходящих, договорных и внедоговорных претензий и исков;
  • Планирование судебных заседаний по искам и административным делам;
  • Учет и контроль отработки исполнительных листов;
  • Апелляции, кассации, надзор.
• Формируемая из системы отчетность:
  • Реестры всех объектов системы (торгов, договоров, претензий, исков и т. п.);
  • Отчеты об истории согласования объектов системы;
  • Листы согласования документов;
  • Анализ просроченных договоров;
  • Контроль сроков исправления замечаний рецензентов;
  • Контроль дневной загрузки специалистов юридического управления.
• Интеграция с другими системами:
  • Oracle E-Business Suite:
    • Управление финансами (Дебиторы, Кредиторы, Казначейство);
    • Управление закупками;
    • Управление персоналом.
  • Электронные торговые площадки (Например, Росэльторг);
  • ЕАИСТ (Единая Автоматизированная Информационная Система Торгов);
  • Дитрикс Периметр;
  • 1С (в части актов выполненных работ);
  • Система электронного документооборота (IRM businessDoc).

Основные преимущества:

• Сквозная автоматизация процесса договорной деятельности предприятия;
• Автоматическое формирование всех текстов договоров, претензий, требований к делам о банкротстве и т. д., полное шаблонирование текстов документов;
• Унификация цепочек согласования документов в зависимости от зоны ответственности рецензентов, согласование не может пройти мимо ответственных лиц;
• Контроль сроков договорной и претензионной работы. Система контролирует и напоминает заинтересованным участникам обо всех контрольных событиях по договорам, включая:
  • Сроки подачи заявки на торги, подписания договоров после завершения торгов;
  • Сроки отправки ответов на претензии контрагентов;
  • Сроки исполнения договоров, своевременности выполнения платежей;
  • Необходимость завершения договоров, заключения допсоглашений, а также позволяет выполнять настройку любых контрольных сроков.